Dokonując wyboru oprogramowania należy przede wszystkim określić komu ma służyć I jakie funkcje ma spełniać nowa aplikacja. Jeśli w miarę precyzyjnie określimy zadania jakie ma spełniać program komputerowy to unikniemy sytuacji, że zakupimy aplikację zbytecznie rozbudowaną lub taką, która utrudniać będzie rozwój przedsiębiorstwa. Jednak pomiędzy minimalnymi wymaganiami jakie stawiamy a programem jeszcze nie dla nas, jest ta którą powinniśmy wybrać. Jak ważna jest to decyzja wiedzą wszyscy ci, którzy zmuszeni byli do niezamierzonej zmiany oprogramowania, która wiązała się nie tylko z dodatkowymi kosztami, a przede wszystkim z utratą czasu.
WERSJA DEMONSTRACYJNA – PIERWSZE WRAŻENIA
Określając w czym program komputerowy nam pomoże, powinniśmy jasno określić funkcje na których nam szczególnie zależy. Pomoże to dokonać wstępnej selekcji ofert.
Proces zakupu zróżnicowany jest ze względu na charakter programu. Jeśli poszukujemy oprogramowania o standardowym przeznaczeniu np.: do wystawiania faktur czy nawet księgowości na zasadach książki przychodów i rozchodów, zakup możemy oprzeć na doświadczeniach znajomego.
Jednak ze względu na to, że ludzie mają różne upodobania, nawet oprogramowanie dla księgowości może się nie podobać, należy program wypróbować. Właśnie dla takiego wyboru oprogramowania stworzono wersje demonstracyjne programów. Zainstalowanie i rzeczywista praca na programie, daje nam pewność, że spełnia nasze najważniejsze funkcje, a menu i zasady obsługi przypadły nam do gustu.
STABILNOŚĆ PROGRAMU I STABILNOŚĆ SYSTEMU OPERACYJNEGO
Przedmiotem artykułu nie jest wyboru systemu operacyjnego (który jest specyficznym oprogramowaniem obsługujące pracę komputera) oraz ocena stabilności jakiegokolwiek z nich. Nie mniej może zaistnieć sytuacja, że zainstalowane oprogramowanie może działać nieprawidłowo właśnie ze względu systemu operacyjnego. Zakładam, że taka sytuacji nie ma miejsca.
Pierwsze oznaki technicznej sprawności lub niesprawności badanego programu mamy możliwość sprawdzić podczas instalacji. Jeśli instalacja kończy się niepowodzeniem, niekoniecznie program należy odrzucić. Kłopoty mogą wynikać z naszych umiejętności bądź wspomnianego systemu operacyjnego, jednak zarówno w pierwszym i drugim przypadku powinniśmy liczyć na skuteczność wsparcia technicznego ze strony producenta lub dystrybutora. Dopiero praca na wersji demonstracyjnej programu, da nam możliwość rzetelnej oceny programu – poznania jego zalet i wad. Zazwyczaj wersja demonstracyjna daje możliwość wprowadzenia prawdziwych danych. W przypadku podjęcia decyzji o zakupie programu czas pracy na wersji demonstracyjnej nie zostaje stracony.
Obecnie w naszym kraju dominuje różne wersje systemu operacyjnego Windows®, który stał się standardem dla twórców programów. Nie mniej należy być świadomym zgodności pracy aplikacji w systemie operacyjnym, który posiadamy.
ZŁOTÓWKA ZŁOTÓWCE NIE RÓWNA
Cena to kolejne kryterium wyboru oprogramowania. Nie możemy jednak porównywać jedynie wartości z cennika , należy porównać cenę i zakres funkcji programu. Dobrym przykładem są tu programy księgowe. Jeśli przyjmiemy że dwie konkurencyjne firmy softwarowe A i B posiadają pakiety do małej księgowości a ich ceny różnią się to zbadajmy dlaczego tak jest. Może być tak, że firm A ma niższą cenę bo jej pakiet nie zawiera modułu środków trwałych. Prawidłowe porównanie pakietu powinno przebiegać tak, że sumujemy cenę pakietu do małej księgowości z cenę pakietu środki trwałe firmy A otrzymując realną wartość pakietu o funkcjach pakietu firmy B. Należy uświadomić sobie, że jest to tylko mechanizm, a sam proces porównywania pakietu jest bardziej złożony.
W przypadku programów komputerowych bardzo istotne znaczenie ma tzw. wartość dodana, czyli usługi dostarczane wraz z produktem. Zazwyczaj są to: serwis techniczny, aktualizacje programu, pomoc we wdrażaniu, obecnie dostępność tych usług poprzez internet.
INNOWACYJNOŚĆ I WDRAŻANIE PROGRAMU
Obecnie metody i techniki zarządzania bezpośrednio opierają się na systemach informatycznych. Wprowadzenie programu oferującego nowoczesne rozwiązania z zakresu organizacji daje możliwość zwiększenia konkurencyjności firmy. Przy wyborze oprogramowania nie powinno się kierować postawą: my to robimy inaczej, to nam jest nie potrzebne, a raczej: co zyskamy, na czym zaoszczędzimy. Najczęściej, wpływ na zakup oprogramowania mają osoby wokół decydenta. Nowy program wymaga wysiłku od ludzi aby go poznać, być może będą konieczne zmiany w organizacji pracy stąd może powstać wewnątrz cicha opozycja blokująca wprowadzenie aplikacji.
Niemniej decydent musi wybrać: zmieniać firmę (zmiany organizacyjne w firmie) czy zmieniać program (wybrać inny program). Idealnym rozwiązaniem i prawidłowym z punktu widzenia teorii zarządzania jest zaprojektowanie organizacji firmy ( stanowiska pracy wraz z zakresem obowiązków i kompetencji), a w ramach tego projektu wyznaczenie odpowiedniego oprogramowania (w niektórych przypadkach modyfikacje pod potrzeby działalności firmy). Jednak większość małych i średnich firm nie ma wolnych środków na zamówienie konsultingu OiZ, jak zamówienie programu dla specyfiki własnej działalności.
Waga innowacyjności jaką wprowadza program powinna zostać podporządkowana ustalonym celom rozwojowym. Jeśli firma działa na rynku agresywnie wybierze aplikacje wnoszącą innowacje w organizacji pracy, a przy tym droższą. Dla firm walczących o przetrwanie istotne powinny być kryteria funkcjonalności, stabilności i ceny. Więcej informacji na ten temat na www.wu-pe.com.pl.
WYBÓR ZALEŻY OD SYTUACJI
Konkluzją opracowania jest uświadomienie, że wybór oprogramowania jest bardzo złożonym procesem. Artykuł zawiera ważne kryteria wyboru programu komputerowego: funkcjonalność, stabilność, cenę, innowacyjność dla firmy oraz przede wszystkim: ocena programu na podstawie pracy na wersji demonstracyjnej. Należy jednak wiedzieć, że waga poszczególnych kryteriów zależeć będzie od sytuacji w jakiej dokonywany jest wybór programu.